こんにちは。ケイ (@kei_nomad) です。
新型コロナウイルスが流行って結構経ち、リモートワーク(テレワーク、在宅勤務)の導入が都市部を中心に増えましたね。でも、家で働くのって色々気が散るものが多くて、想像してたより難しくありませんか？
この記事では、リモートワーク歴3年の私がテレワークをうまくこなすコツを紹介します。
テレワークで重要なこと
コミュニケーションは少なければ少ない方が良い
まあ、ぶっちゃけテレワークに限らずなのですが。
会社にいれば、隣の誰かに聞いたり、必要な関係部署には直接顔出して連絡できるので、ある意味効率が良いわけです。
しかしテレワークになると、文字での情報伝達がメインになり、確認が長くなる傾向にあります。
そして、その分時間的なロスが増えるため、事項を極力少なくしていくのが円滑なコミュニケーションに必要となります。
そうすれば、お互い楽になります。
具体的には以下の通りです。
連絡は簡素に、明確に
例えば、来週の月曜までに誰かにやってもらうタスクAがあるとします。
その場合、以下のようにメールを書きます。
その場合、以下のようにメールを書きます。
***********************************************************************************
○○様
お世話になっております。
タスクAについて、△△日■■時までにお願いできますでしょうか。
もしご都合が合わない場合、再調整致しますのでご希望の日時をご教示ください。
タスクAについて、△△日■■時までにお願いできますでしょうか。
もしご都合が合わない場合、再調整致しますのでご希望の日時をご教示ください。
以上、よろしくお願いいたします。
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社内なら、「お世話になっております」ではなく「お疲れさまです」とかになったりしますが、相手が気にしないなら、もう全部省略して要件と日時だけでも良いでしょう。
タスクAについては、相手が既にわかっているものなら名前だけでも良いですが、そうでない場合はその説明を依頼文の後に書きましょう。
相手に何をしてほしいのかは、極力開始3行以内に入れるようにします。
それだけでも読み手の心理的負担は下がります。
また、メールだけで内容がすべて理解できるのが理想ですが、ちょっと込み入った話になる場合は電話して詳細を説明するのも有効です。
確認事項等でメールを何往復もしてしまうより、電話ですぐに確認取れた方が早いですからね。
ただ、電話する際は、メールと違い相手の時間を奪ってしまうという認識を持つことが重要です。
なので、できるだけ手短に済ませましょう。
社内なら、「お世話になっております」ではなく「お疲れさまです」とかになったりしますが、相手が気にしないなら、もう全部省略して要件と日時だけでも良いでしょう。
タスクAについては、相手が既にわかっているものなら名前だけでも良いですが、そうでない場合はその説明を依頼文の後に書きましょう。
相手に何をしてほしいのかは、極力開始3行以内に入れるようにします。
それだけでも読み手の心理的負担は下がります。
また、メールだけで内容がすべて理解できるのが理想ですが、ちょっと込み入った話になる場合は電話して詳細を説明するのも有効です。
確認事項等でメールを何往復もしてしまうより、電話ですぐに確認取れた方が早いですからね。
ただ、電話する際は、メールと違い相手の時間を奪ってしまうという認識を持つことが重要です。
なので、できるだけ手短に済ませましょう。
また、連絡すること全般に関しての注意は、とにかく誤解を与えてしまうような表現ややり方は避けることです。
例えば、添付ファイルがあり相手にそれを確認してもらう必要がある場合、よほど明らかなものでない限り、ファイル名をそっくりそのままメールに書きましょう。
誤解が減る=お互いの確認の手間が減るということです。
ファイルに何か記入してそれを添付して返送する場合、ファイル名も変えましょう。文頭に「日付 ○○記入」とか入れるのも有効ですね。
何かファイルをアップデートした場合、Revision1という意味で「R1」とかを入れるのも良い方法です。
例えば、添付ファイルがあり相手にそれを確認してもらう必要がある場合、よほど明らかなものでない限り、ファイル名をそっくりそのままメールに書きましょう。
誤解が減る=お互いの確認の手間が減るということです。
ファイルに何か記入してそれを添付して返送する場合、ファイル名も変えましょう。文頭に「日付 ○○記入」とか入れるのも有効ですね。
何かファイルをアップデートした場合、Revision1という意味で「R1」とかを入れるのも良い方法です。
連絡の目的を考える
コミュニケーションには2通りの目的があります。報告と判断です。
報告とは、主に情報共有のことで誰かにただ知ってもらい情報を伝えるものです。
日報とか社報がそれですね。
一方で、判断というのは、相手方に何か判断を求めるコミュニケーションのことです。
メールをする際は、これを頭に入れてコミュニケーションをすると意思疎通がすっきりします。
タスクには必ず期限を設ける
上記で書いていることと若干かぶりますが、ちょっとした事務仕事など期限がない仕事もあります。
そうした場合でも、目安でも良いので期限は設定しましょう。
でないと、そうしたタスクはいつも後回しにされ、結局やってくれない……ということがよく起こります。
というか、お互い何をいつまでにやれか良いのかわかりやすくなるので、楽になります。
そうした場合でも、目安でも良いので期限は設定しましょう。
でないと、そうしたタスクはいつも後回しにされ、結局やってくれない……ということがよく起こります。
というか、お互い何をいつまでにやれか良いのかわかりやすくなるので、楽になります。
慣れていないことや新しいことは、必ず最初にちょっとだけやってレビューする
大きな仕事に取りかかる際は、ただ単に「○○日までによろしく！」とやるのではなく、最初から最後までのプロセスをちょっとだけやってもらって、まずその成果物を確認しましょう。
これには、依頼した方または依頼された方が勘違いをしていて、実際の期限になって成果物を確認したら「思ってたんと違う……」といったことを防ぐ意図があります。
自分のやったことが徒労に終わるほど悲しいことはありません。
なので、一度小さいサイクルでチェックを行い、それで必要であれば軌道修正を行うことで、お互いの時間を節約できます。
確認時にOKなら、後は本人に任せましょう。
不安なら、中間報告期間も設けるのも良いですが、その場合は相手と相談しましょう。
ちなみにですが、テレワーク中に相手がサボってるかどうか気にするのは不毛です。本当に不毛です。
タスクがちゃんと期限内に終わって、質が必要十分ならそれで良いじゃないですか。
というか、自分もやることやったらさっさと遊びましょう。家族と過ごしましょう。
これには理由があり、すごく大事なことなので、後で説明します。
これには、依頼した方または依頼された方が勘違いをしていて、実際の期限になって成果物を確認したら「思ってたんと違う……」といったことを防ぐ意図があります。
自分のやったことが徒労に終わるほど悲しいことはありません。
なので、一度小さいサイクルでチェックを行い、それで必要であれば軌道修正を行うことで、お互いの時間を節約できます。
確認時にOKなら、後は本人に任せましょう。
不安なら、中間報告期間も設けるのも良いですが、その場合は相手と相談しましょう。
ちなみにですが、テレワーク中に相手がサボってるかどうか気にするのは不毛です。本当に不毛です。
タスクがちゃんと期限内に終わって、質が必要十分ならそれで良いじゃないですか。
というか、自分もやることやったらさっさと遊びましょう。家族と過ごしましょう。
これには理由があり、すごく大事なことなので、後で説明します。
仕事の障害は可能な限り取り除く
残念ながら家は集中できない場所であると知ること
さて、朝9時。いつもならオフィスにいてバリバリ仕事を開始する時間だけど、んー、よく見たら視界の端っこにPS4があるぞ？
……はい。
テレワークの良い点は、通勤をしなくて良いこと、自分のペースで仕事できること、怖い上司が後ろから見はってないことです。
でも、良いことばかりじゃありません。
目の前にPS4があったら、やっぱり遊びたくなりますよね。
事務所で仕事をする利点は、そういう「気が散るもの」がなく、仕事に集中できることです。
さらに言えば、もしあなたに小さい子供がいる場合、突然「家で働くことになった」といっても、おそらく理解してくれないでしょう。
十中八九、彼らから「遊んで！」とせがまれます。
というわけで、仕事に集中できる環境をできるだけ構築するのが大事です。
……はい。
テレワークの良い点は、通勤をしなくて良いこと、自分のペースで仕事できること、怖い上司が後ろから見はってないことです。
でも、良いことばかりじゃありません。
目の前にPS4があったら、やっぱり遊びたくなりますよね。
事務所で仕事をする利点は、そういう「気が散るもの」がなく、仕事に集中できることです。
さらに言えば、もしあなたに小さい子供がいる場合、突然「家で働くことになった」といっても、おそらく理解してくれないでしょう。
十中八九、彼らから「遊んで！」とせがまれます。
というわけで、仕事に集中できる環境をできるだけ構築するのが大事です。
状況が許すなら、カフェや図書館に行こう
これはむしろコロナが落ち着いてからという話になってしまうのですが。
とにかく、家ではなくて人の目がある場所に移動しましょう。
カフェにいけば、(PS4とかないし)否が応でも仕事できると思います。
もし外に出れない場合、家の部屋の1つを仮の仕事部屋としましょう。
もし子供に遊びをせがまれたら、「この部屋にいるときは仕事してる」と伝えましょう……が、私は子供がいないので効果のほどはわかりません。
とにかく、わかりやすい基準で「仕事してるんだぜ」ということを伝えられるようにしましょう。
とにかく、家ではなくて人の目がある場所に移動しましょう。
カフェにいけば、(PS4とかないし)否が応でも仕事できると思います。
もし外に出れない場合、家の部屋の1つを仮の仕事部屋としましょう。
もし子供に遊びをせがまれたら、「この部屋にいるときは仕事してる」と伝えましょう……が、私は子供がいないので効果のほどはわかりません。
とにかく、わかりやすい基準で「仕事してるんだぜ」ということを伝えられるようにしましょう。
家で仕事出来る利点を最大限活用する
好きな音楽を流したり、お気に入りの豆を挽いたコーヒーを飲みながら仕事するって素敵じゃないですか？
オフィスにいたら、デスメタル流しながら仕事なんて出来ないですからね！
もしあなたが誰かと一緒に住んでいて、相手も家にいる場合は、仕事の合間にちょっと会話したりするのもおすすめです。
良い気分転換になりますからね。
とにかく、普段オフィスじゃできないことを試してみましょう。
そういった小さなことが仕事のモチベーションにもなりますよ。
テレワークで注意すべきこと
働き過ぎない
意外と多いんですよ、これ。
人間って不思議なもので、定時があるからある意味頑張れるんです。
もしこれがないと、ダラダラしてしまいがちになります。
テレワーク導入後も極力普段と同じ時間で仕事を行いましょう。
時間になったら、仕事を止める勇気を持ちましょう。
でないと冗談抜きで死にます。
人間って不思議なもので、定時があるからある意味頑張れるんです。
もしこれがないと、ダラダラしてしまいがちになります。
テレワーク導入後も極力普段と同じ時間で仕事を行いましょう。
時間になったら、仕事を止める勇気を持ちましょう。
でないと冗談抜きで死にます。
同僚や部下がサボってるか気にする必要はない
上でも書いてますが、結構管理職を中心として気になる方が多いみたいですね。
でも、サボってるかどうかを判断基準にしてもテレワークはうまくいきません。
なので、与えられたタスク、もしくは必要だと感じて作ったタスクを期限内に終わらせるのが仕事だと考えて、シンプルにそれがこなせたかどうかで判断しましょう。
ずっと机にかじりついて何かをするだけが仕事じゃないですからね。
でも、サボってるかどうかを判断基準にしてもテレワークはうまくいきません。
なので、与えられたタスク、もしくは必要だと感じて作ったタスクを期限内に終わらせるのが仕事だと考えて、シンプルにそれがこなせたかどうかで判断しましょう。
ずっと机にかじりついて何かをするだけが仕事じゃないですからね。
家族からの理解を得る
家にいると、家族から遊んでいると思われることもあります。
私はそう思われることが結構あります。
なので、仕事の話をちゃんとして、「仕事中はどうしてほしい」とか「何が出来て何が出来ないか」とかを相談して、家族から理解を得ましょう。
私はそう思われることが結構あります。
なので、仕事の話をちゃんとして、「仕事中はどうしてほしい」とか「何が出来て何が出来ないか」とかを相談して、家族から理解を得ましょう。
運動不足
マジで圧倒的に歩かなくなるので、たまには人混みを避けつつ、外に出ましょう。
良い気分転換になりますよ。
こういう仕事が続いた場合、本当に健康を害するレベルで運動不足になります……。
良い気分転換になりますよ。
こういう仕事が続いた場合、本当に健康を害するレベルで運動不足になります……。
余談:職場のコミュニケーションは大事？
「テレワークにすると職場のコミュニケーションが減る」と良く聞きます。
個人的にコミュ障なんで「いらなくね？？？」って思うんですが、たまには仕事の愚痴を話したくなりますよね。
そういうときは、skypeか何かで垂れ流しながら仕事しましょう。
別に上司とやらなくても良いです。仲が良い同僚とだけでやりましょう。
ちょっと話せるだけでも随分気は紛れますよ。
個人的にコミュ障なんで「いらなくね？？？」って思うんですが、たまには仕事の愚痴を話したくなりますよね。
そういうときは、skypeか何かで垂れ流しながら仕事しましょう。
別に上司とやらなくても良いです。仲が良い同僚とだけでやりましょう。
ちょっと話せるだけでも随分気は紛れますよ。
おわりに
という訳で、テレワーク(リモートワーク)について書いてみました。
私の仕事の仕方も結構特殊なのでどこまで参考になるかわかりませんし、私が結構無意識でやってることもあるので、もし疑問点があればコメントしてください。
私の仕事の仕方も結構特殊なのでどこまで参考になるかわかりませんし、私が結構無意識でやってることもあるので、もし疑問点があればコメントしてください。
この記事が、ちょっとでも皆さんの役に立てたら嬉しいです！
