海外ノマドワーカーな日々

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仕事が覚えられない。すぐ忘れる?そんな時は「Todoist」でタスク管理しよう

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こんにちは。ケイ (@kei_nomad) です。

「あ!あの書類、昨日までに出さなきゃいけなかった……」と休日にひやっとしたり、「この作業、何回やっても手順が覚えられない」という経験、一度はあると思います。
そうした問題の多くはタスク管理で解決できますが、「タスク管理」というとなんだか意識が高そうな感じがしますよね。
でも、そうじゃないんです。
意識を低く保ちながらミスを減らし、やりたいことをやるにも、タスク管理はとっても役に立つんです。
この記事では、タスク管理についてと、私一押しのタスク管理サービス「Todoist」をご紹介します。 

 

 

タスク管理とは?

名前だけは知っているものの、タスク管理とは何なのかよくわからないという人もいると思います。
タスク管理とは、タスク(作業)をうまくこなすための手法です。
例えば仕事だと、「○○というタスクを△△日までに■■さんに提出する必要がある」という状況だと、これをスケジュール化してきちんと必要なものを必要な人に必要な水準で提供するための管理手法です。
「小学校の宿題を決められた期日までに出す」というのもタスクといえますね。

 

タスク管理はどんな人におすすめ?

しかし、上記のことは誰でも意識せずに普段からやっていることです。
なぜわざわざ「タスク管理」と言ってやり方を研究する必要があるのでしょうか?
下記では、タスク管理が訳に立つパターンを紹介します。

やることが多過ぎて頭がパンクしそうな人

やる作業が多すぎて頭がこんがらがっている方におすすめです。
やることが多すぎると、どれから手を付けていけばよいかわからなくなるし、何かの拍子にど忘れすることもありえます。
そして、ある日突然忘れていたことを思い出して、「ああ、時間があるときにあらかじめやればよかった……」となります。

物忘れが多い人

そもそもものを覚えるのが苦手な人にもおすすめです。
というか私なんですが笑
タスク管理をすることで、後述のようにいちいち覚えておく必要がなく、必要なことをしかるべき時に実行できるので楽になります。

いちいち頭の中でやることを考えたくない人

複雑なことを考えていると、頭がパンクしそうになりますよね。
加えて、何か作業をしているときに他のことが頭をよぎって集中できない……ということもあります。
必要なことを必要な時だけ考えられるようにした方が、いろいろ楽ですよね。

 

タスク管理の種類

ひたすら紙に書き出す

もっともシンプルなやり方です。
必要なものは紙とペンです。
というか、すでにやっている方も多いと思います。

この方法のメリット

タスク管理を覚えるのに何もコストがかからない点です。
なんてったって、ひたすらやることを書き出すだけですからね。
さらに、好きなレイアウトで書いたり、イラスト等を描いたりできるという点も結構重要だったりします。
「タスク管理を覚える事自体が面倒!」といった場合におすすめです。

この方法のデメリット

視認性が悪いことです。
書き出したはいいが、後で見返した時にごちゃごちゃになってかえってわかりづらい……ということもよくあります。
そうなると、自分でルールを作ったりするなど、対策を考える必要がありますが、そこまでいくともう他の手法をそのまま取り入れたらいいんじゃ……となります。
また、繰り返しのタスクに弱いです。
やることが完全に頭の中に入っているのであれば良いのですが、そうでない場合、いちちいちノートの該当箇所を開き直したり、書き直したりする必要があります。
書く量が増えてくると、後でそれを探し出すのは結構大変です。

GTD

GTD(Getting Things Done)とは、タスクやプロジェクトを整理して管理する仕組みのことです。
詳しいことはリンク先を参考するとして、この方法は上記の紙で書き出す方法を進化させたような感じです。

この方法のメリット

「頭に浮かんだものは何でもいいから書き出す」というのがこの方法のミソです。
そのため、書き出した後は「とりあえずこの書き出したリストを見れば大丈夫」と思える状況を作れるので、頭がすっきりして、ストレスが減ります。
また、タスクの書き出しだけでなく、定期的なタスクのレビューもこのやり方に含まれているため、「書き出したはいいが、タスクの量が多すぎ」とか、「これって本当にやる必要があったっけ?」といったことを見直したり、「このタスク、ずっと放置してしまっているけれど、どうしよう」といった問題にも気がつけたりします。

この方法のデメリット

タスク自体の状況が把握しづらいということです。
本質的に、GTDはToDoリストを作る作業なため、作業の状況は「やったかorやっていないか」ということになります。
タスク管理の目的の一つに、面倒な作業を細分化して作業の取りかかりを楽にするというものがありますが、場合によっては細分化できないものもあります。
例を挙げると、私の場合は翻訳です。
仮に一万単語の翻訳を依頼されたとしても、もしこれが単一の記事やドキュメントであった場合、「一万単語を翻訳する」というタスクを作るしかありません。
「翻訳」という行為自体は、「原文を読んで、それを基に考えて日本語化する」というタスク構造的にはこれ以上シンプルにしようがないものだからです。
加えて、GTDはチームでの運用にはあまり向かないというものもあります。
上記の「可視化しずらい」というのに関連しますが、チームで運用していると「誰が今何をしているのか」ということがわからないと、次のアクションが起こしにくかったり、その相談がしにくくなります。

カンバン方式

カンバン方式というのは、作業の可視化に重点を置いたタスク管理方法です。
「未着手」、「作業中」、「レビュー中」、「完了」といったような列をまず作り、それに現在の状況に合わせてタスクを移動していきます。
当然ながら、最初は「未着手」、そして作業にかかるとそのタスクを「作業中」、次は「レビュー」……といった感じに移動していきます。
必要であれば、さらに列を追加したり削除したりできます。

この方法のメリット

前述の通り、タスクの進捗が可視化できるので、一目で状況がわかります。
そのため、例えばやることの多いプロジェクトや、タスクの状況次第で意思決定が変わってくるプロジェクト、全体的な状況を見て何をやるか判断したい場合はこの方法が有効です。
GTDだと、やることがずらっとToDoリストに並んでいる感じになりますが、カンバン方式なら進捗に合わせてタスクが移動していくため、視認性が非常に良いです。

この方法のデメリット

最初は少々とっつきにくいです。
GTDと比べると、最初に少しやり方を勉強する必要がありますし、これの利点を理解するのは、むしろGTDをやってからでないとわかりづらいという点もあります。
また、GTDと比べると、タスク管理自体の作業が増えます。
というのは、GTDだと作業を完了したらそのタスクを消すだけなのでワンアクションで済みますが、カンバン方式だと状況に合わせてタスクを毎回移動させる必要があるからです。
大した手間ではないと思うかもしれませんが、これを毎回行うことになるので、「作業の手間を減らすためのタスク管理なのに、タスク管理自体が面倒」といった本末転倒な結果になる可能性があります。

 

個人で使うなら、GTD方式のTodoistがおすすめ

GTDは紙とペンでも行えますが、今では便利なアプリやサービスがたくさんあるので、ぜひ活用しましょう。
その中で、私のおすすめはTodoistです。
理由は、以下の3つです。

とてもシンプルなので、タスク管理自体がとても楽

Todoistを開くと、タスクを入力するスペースと、左にプロジェクト名とかが並んでいるリストのみが表示されており、とってもシンプルなUIとなってます。
実際にタスクを入力する際は、ワンクリックで作成できますし、それが完了した時もタスク名の左にある○をクリックするだけです。
これだけです。
タスクをプロジェクトごとにわけたいときも左のリストからプロジェクト名を作成してそれに放り込むだけでOKです。
また、各種ショートカットも充実しているので、プロジェクトをタスクと共に作成したり、日付や重要度を設定したり、ラベル付けといったことも一瞬で行えます。

定期的なタスクはスケジュール化できる

先ほど日付を入力できると書きましたが、定期的に実行できるタスクを毎日、毎週、毎月など設定することが可能です。
これで、朝Todoistを開いた時に、必要な定期的に行うタスクが自動で表示されます。
例えば、可燃ゴミの回収が毎週月曜日にあったとして、それをいつも忘れてしまうという状況があったとします。
その場合、「可燃ゴミを出す」というタスクを「毎週月曜」で登録しておくと、毎週月曜、Todoistを開いた時にそれが表示されます。
無事ゴミを出して、タスクを完了しても、また次の月曜日にはそのタスクが表示されますので、タスクを登録する手間を減らしつつ、定期的なタスクを忘れることなく実行できます。
有料プランではタスクのリマインダ機能も付いてきますので、「日曜日の夜に通知する」といったことも可能です。

色んなアプリやサービスと連携している

Google Calender、Toggl、Gmail、Google Chrome、IFTTTなど、主要なサービスには大体連携しています。
そのため、自分のお好みのサービスと連携させることで、タスク管理がもっと便利になります。
個人的なおすすめ連携サービスは以下の通りです。

Google Chrome

Google ChromeのTodoistアドオンが便利です。
Chromeを表示しているときに、右上のアドオンからワンクリックでタスクを作成できます。
また、Chromeで現在表示しているページもタスク化できるので、「この記事、ちょっと気になるから後で見よう」と思った時に、すぐさまタスク化して後で見返したりできます。
タスク化したページは、Todoistを開いたページから該当タスクをクリックすると別のタブでそれを開くので、いちいちURLをどこかに覚えておく必要もありません。
また、このやり方はGmail等でも応用できるので、「このメールの返信は後で行おう」と思った時も、同様のやり方で「タスク化&後でワンクリックでメールを開く」といったこともできて非常に便利です。
加えて、さらにこの作業を楽にするコツなのですが、Google Chromeには拡張機能をショートカットで呼び出せる機能があります。
詳しくはリンク先を読んでもらうとして、私はこの機能を活用して、「Ctrl + Q」でTodoistアドオンを呼び出すようにしています。
そうすることで、タスクを入力する手間をさらに減らしています。
こういう手間を減らすの、タスク管理では結構重要ですよ!
ちなみに、実際のところGmail用のTodoistアドオンもあるのですが、バグが多いのと、これでやれることは上記のアドオンで全部できるのでおすすめしません……。

Toggl

Togglというのは、時間を計測するサービスです。
どの作業にどのくらい時間がかかっているのかを把握できるので、作業時間の見積もりやスケジュールを組み立てる時に便利です。
例えば、今私はブログ記事を書いているわけですけれど、これがどのくらいの時間をかけて行っているかということが後で見返した時にわかります。
となると、次からブログを書くときに、「このぐらいの分量なら何時間でかけるかな」といった予測が立てられるので便利です。
詳しくはまた今度書きます。
で、TogglもTodoistと連携しています
使い方は至って簡単。Todoistに表示されているタスクの右側にTogglのボタンが表示されるので、それをクリックするだけでTogglでトラッキングが開始されます。
ストップする際も同様です。
これにより、Todoistでのタスクの管理とTogglでのタイムトラッキングがワンクリックで行えます。
Todoistのプロジェクト名がTogglのプロジェクト名と一致している場合は、(その設定さえしておけば)自動で該当プロジェクトのタスクとしてカウントされるので、そういった手間もなくて便利です。
ここら辺の自動入力の話、ちょっと癖があって、さらにそれについて説明した文章がネット上に存在しないので、Togglの記事を書くときにそれも書く予定です。
あと、GoogleカレンダーにTogglでトラッキングした時間を自動で記入するスクリプトもありますので、後で作業時間を見直す際も便利ですよ。

IFTTT

IFTTTは、色んなネット上にあるサービスをつなげるサービスです。
詳しくはリンク先に任せるとして、TodoistとIFTTTを連携させることで、さらにIFTTTと連携しているサービスとつなげてさまざまなことが可能になります
私は今特にTodoistとは特定の動作をさせていませんが、タスクを作成したらGmailに送りたいとか、細かい各種サービスとの連携が可能になるので、一度レシピを見てみるのをおすすめします。 

 

まとめ

というわけで、タスク管理、そして後者はTodoistについて語りました。
Todoistも完璧というわけではないのですが(特にGTDの欠点であるタスクの可視化ができない点)、とってもシンプルで使いやすいので、個人で使う分にはとってもおすすめです。
特に、初めてタスク管理をするということであれば、Todoistはとっつきやすいです。
そして、Todoistにいろいろ不満が出てきたり、他にも試してみたいと言うことであれば、カンバン方式を採用しているTrelloとかもおすすめです。
もうちょっとプロジェクト管理とか、チームで作業するならAsanaもおすすめ(らしい)です。
私はまだあんまり使ったことないのですが、結構評判はいいみたいです。
以上、ご参考になれば。
ちなみに、このリンクからプレミアムに登録すると、プレミアムが2ヶ月タダで使えるみたいです(私の紹介リンクです)。
プレミアムになると、ラベル機能とかフィルター機能とかリマインダ機能が使えます
リマインダが結構便利ですよ。
良かったら活用してくださいね!