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テレワークでは全く違うコミュニケーション方法が必要?コロナ禍の在宅勤務で役立つ工夫3選

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こんにちは。ケイ (@kei_nomad) です。

テレワーク(リモートワーク)、今までオフィスで働いた時よりコミュニケーションが難しくなったと思いませんか?
または、なんだか仕事で何をやればいいのかわかりづらくなった……とか。
この記事では、テレワークでのコミュニケーションが円滑になるコツをいくつかご紹介します。 

 

 

テレワーク(リモートワーク)時におけるコミュニケーションの問題

リアルタイムでの対応がむずかしい

メール等だと、相手は目の前にいて話しているわけではないので、当然返信するのにタイムラグがあります。
また、同じオフィスにいて必要な時は相手の席に行って話す……ということも難しいので、リアルタイムで話すには事前に予定を決めたりする必要が出てきます。

身振り手振りでのコミュニケーションができないので、要件を伝えづらい

実際に会って話す場合、声のトーンや身振り手振りで話している内容などを補完して伝えることも可能ですが、メールだと文章のみ、ビデオ会議でも表情等の顔周辺の情報しか得られません。
また、一緒にファイルを見ながら作業する際も、パソコンの技術的な問題から共有がうまくいかなかったり、やりたいことができなくてフラストレーションがたまる方もいます。

誤解が生じやすい。そして、それが気付かずに無視されやすい

特に文章でやり取りしているときですが、話すよりも返信を書くのは手間なことから、比べて細かいことが無視されやすくなります。
そして、それらが無視され続けた結果、最終的に大きな誤解になっている……ということもあり得ます。
というか、基本的に話すよりも文章書く方が時間がかかりますし、単純に面倒なんですよね。

 

テレワーク(リモートワーク)時のコミュニケーションのコツ

用途別にコミュニケーション手段を切り替える

メール・チャット

メール・チャットは、事実の確認や、あまり考えなくても返事できるようなこと、文章として残しておきたいこと(何をやるのか、数字、単純な意見など)、緊急性を要しないものに適しています。
後で参照できるので、単純な事実の確認や意見を聞きたいときならこの方法が最適です。
逆に、すごく複雑なことや文章が長くなりそうなことは、他の方法が適しています(といっても、それ以上に文章に残しておきたいと思う場合は、あえてそうする場合もありますが)。
この方法のメリットでありデメリットであるのは、性質上、リアルタイムでの対応が難しいことです。
緊急性を要するものであれば、他の方法を検討した方がいいでしょう。
しかし、自分の好きな時に返信できるというのは、場合によってはメリットとも言えます。

音声会議・動画会議

何か複雑なことを話したい場合、状況によって意思決定が複雑に変化する場合、多くの情報を効率的に収集する場合に適します。
メール書いていて、「ちょっと長くなりそうだな……」と思った時は検討しましょう。
また、話さないと状況がわかりづらいことを知るのにも便利です。
基本的に、人は文章を書くより話す方が楽です。
たいてい、30分かけてメールを書くよりも、30分会議した方が多くの情報を得られます。
この方法のデメリットは、決まった時間に会議に出席しないといけないので時間が拘束されること、何を話したのか記録が残しにくいこと、そして話が脱線しやすいことです。
話す内容の記録については、相手に確認を取った上で毎回会議を録画しましょう。
最近はだいたいの会議ツールで録画が可能です。

プロジェクト管理ソフト・サービス

AsanaTrelloTodoistを初めとして、チームでプロジェクト管理が行えるツールはたくさんあります。
こうしたツールを使うことで、現在自分やチームメンバーが行っていること、進捗状況が把握しやすくなります。
これにより、「どんなスケジュールで自分が動けばいいのか」、「今自分がしているタスクはどうつながっていくのか」など、オンラインでも周りの状況が見やすくなります。
この方法のデメリットは、そもそもプロジェクト管理のソフトの使用方法を覚えないといけないこと、チームの皆がちゃんと進捗状況等を更新してくれる保証がないこと、そして、そもそもプロジェクト管理の必要性を理解しないメンバーが出てくることです。
ただ、うまく使えばある程度効率的に物事が進められるので、ゆっくりじっくり導入を進めていきましょう。 

会議のやり方を工夫する

会議の目的を明確化する

上記でも少し触れていますが、何を話すか決めていないとただの雑談で終わってしまうこともあります。
なので、「この会議は○○を決める」といったようなことを事前に参加者に共有しておきましょう。
そして、利害関係者以外のみ会議に参加するというのも重要です。
なぜなら、会議は基本的に人の時間を奪うものであるからです。
仮に管理職では顕著でしょう。
「会議をしていた時間を違う仕事に使えたとしたら、もっと効率的に働ける」と考える方もいるでしょう。

情報共有だけなら、会議は必要ない

メール等で済む話なら、わざわざ会議を開く必要はありません。
例えば、とある資料について目を通してほしい場合、その資料をメールで送って「時間があるときに読んでおいてね」と言えば済む話です。
わざわざ会議を開いてその資料を読み上げるだけの会議があるなら、すぐに止めましょう。
資料を読まない人もいますが、それはその人に必要ないだけかもしれません。

たいていの場合、会議は意思決定が目的となる

情報共有や事前知識の確認程度ならメール・チャットがよいと話しましたが、そうなると、会議をする目的となるのはたいての場合は意思決定となります。
情報共有を前提とした上で、どんな決定をするのかという話をするわけです。
これには、互いの意見をまず交換したり、抜けていた情報の補完作業が必要となってきたりしますので、話が複雑になるケースが多くなります。
複雑になるということは、メールで書くと非常に面倒くさくなるので、そういった場合はやはり話した方がよいわけですね。

コミュニケーション・コストを意識する

結局のことはこれ一言で済んでしまうのですが、どういったコミュニケーションを取るのが長期で見た時にお互いの時間を浪費せず、楽に物事が進められるかという話になってきます。
簡単な確認ならわざわざ時間を設定して会議する必要はないし、複雑な話ならメールを長時間書くよりも会議を設定した方が楽……といった感じです。
両者を天秤にかけて選択するのが一番重要です。 

誰が見ても誤解が発生し得ないコミュニケーションを心がける

使用する語句や言い回し等、人が違えば意味が結構変わるものも多いです。
また、何について話しているのかも明確にしておかないとあらぬ誤解を招くこともあります。
例えば、A,Bの2つのファイルが添付されたメールが送られてきて、「最初のファイルは3日後まででいいですが、二つ目はなるべく早く記入して返信ください」と書いてあったとします。
この場合、2つの点を明確にする必要があります。
一つ目は、A,Bのどちらが相手の言っている「最初のファイル」なのか、です。
勝手な思い込みをせずに、添付されたファイルの名前をメールでそのまま記入するなどして、明確に確認しましょう。
二つ目は、「なるべく早く」というのを具体的な日付(そして必要であれば時間まで)にすることです。
もし送られてきたファイルがスケジュール的に重要であるなら、特に重要です。
「早く」とか「一か月ぐらい」とかそういったのはあいまいなので、お互い誤解が発生しやすいので、トラブルのもとになります。
他の例えも挙げてみます。
相手からファイルを添付したファイルが送られてきて、「このファイルをいい感じに直しといて」と書いてあったとします。
「いい感じ」というのは相手の主観なので、自分が考える「いい感じ」とは一致しない場合があります(というか、たいていはそうです)。
そのため、具体的に「何をいつまでにどうしてほしいのか」を客観的な数値や事実をベースに決めましょう。
あまりにふわっとしている依頼の場合、会議をして確認した方がよい場合もあります。
相手のニュアンスや頼んだ背景等がつかみやすくなりますし、結果的にお互い一番手間が減ります。

 

よくある(?)質問

下記では、よくあることというか、私が遭遇したケース(と失敗)とその対処方法です。
結構よく聞く話も多いので、参考になるかもしれません。

相手が無駄に会議したがる。でも、機嫌を損ねたくないから指摘できない

上司やお客さんのパターンが多いですね。
機嫌を損ねると後々もっと面倒になるので、断りづらいですよね。
こういったパターンは、「せっかく会議するんだし、事前に情報共有をした上で、意思決定の相談にもっと時間を充てたい。もっとたくさんのことが決められる」とかそんな感じで伝えます。
言い方はかなり変えますが、「よりよいものにしたい」という思いを伝える感じですね。
「○○さんもお忙しい中時間を作られていると思いますし、私もその貴重な時間を大切にしたいと思ってます」とかそんな感じで言うと角が立ちません。
といっても、これが効かない人もそれなりにいますが……。
フリーランスなら、思い切って「こういう客は切る」という決断もした方がいいケースも多いです。
無駄な会議に使われる時間は、新しいお客さんを探したり、その準備に充てた方が100倍効率的です。

念をいれて物事を確認すると、「そのぐらいわかるだろ」って言われる

言い方を変えます。「リモートワークだと誤解が生まれやすい」ってことを説明するのがよいです。
そして、聞く際は「念のためご確認ですが、○○は△△ですよね?」といった感じにして、YES/NOで答えられる形にしておくと相手は楽です。
ちなみに、このYES/NOで答えられる質問にしておくのは、あらゆる場合で役立ちます。

発言の意図が正しいのかどうかを確認すると、「前言ったじゃん」と言われる

これは私も最近ありました……。
対処としては、上記と同じく「リモートワークだと誤解が生まれやすい」ってことと、「前話してたけど、念のため確認したい」とか言い方を変えます。
「○○さんの時間を無駄にしたいくない」とかそういう言い方もあります。
余談ですけど、「前わかりやすく説明したじゃん」って言う人って、たいていわかりづらいんですよね……(愚痴)

「何でも聞いてね」と「そのくらいわかるだろ or 前言ったじゃん」のつなげ技が来る

「アホですみません」とかそんな感じで聞くしかないです。
たとえ相手の説明の仕方がすごく悪くても、「おまえの説明がクソなんじゃい!」って言ったところで状況は改善しません……。
とにかく実利を取りましょう。

相手からしばらく返事がない。でも、催促して悪い印象を与えたくない

メールだとあるあるですよね。
「前メールを送らせてもらったのですが、届いていますか?昔こちらのメーラーの調子が悪いことがあったので、ちゃんと届いているのか心配しています。受け取ったかどうかだけご返信いただけますか?」とか何とか言って、適当に他のもののせいにしておくと角が立ちません。
もしくは、適当に別件で会議か何か設定して、話のついでに聞くのもありです。
相手が返信できなかった理由とか、迷っていた理由がわかることがあります。

 

まとめ

というわけで、テレワークでのコミュニケーションのコツをご紹介しました。
正直、言葉ではかなり説明しづらいのですが、何をするにしても目的を意識するのが大切って話ですね。
なぜこんな記事を長文で書いたのかと言いますと、最近会議をすることが多いのですが、慣れていない方がとても多いのに気がついたんですよね。
私は基本的に会議というものが苦手(というか、決まった時間に他の人と何かをするのが苦手)ですので、極力少なくしています。
そのため、それでも必要な時は意味のあるものにしたいと思っています。
会議をしているといかにも仕事した気分になるので、場合によっては「けっこう話し込んだけど、何してたっけ?」ってなって、結構危険なんですよね。
時間も限りはありますし、ぜひチーム等で役立てて実りのある会議にしましょう。
ちなみに、「家だと集中できない」という方向けにテレワークにおすすめなカフェとか、テレワーク時に生産性を上げたり集中するコツとかも紹介しています。