こんにちは。ケイ (@kei_nomad) です。
パソコンの中のファイルがごちゃごちゃしてて探す時間が面倒だと思ったり、整理の方法がそもそもわからないと感じることはありませんか？
この記事では、パソコン内にあるファイルの楽な整理方法を紹介します。
ファイルの整理ってとにかく面倒……
ファイル探しにかかる時間は年間150時間(一日約30分)
一般的に、ファイル探しには一日約30分かかっていると言われています。
リンク先は現物の整理整頓の話ですが、何もこれは現実のファイル探しだけの話ではありません。
パソコン内のファイルやフォルダも全く同じです。 何もこれは大げさな話ではないですよ。
場合によっては、1時間ぐらいかけて探すこともしばしば、という方もいらっしゃるのではないでしょうか？
そうした時間を何か他の仕事に使うことが出来たら、明日から残業せずに済んで、夜はゆっくり自分の時間に充てたり、家族と一緒に楽しく過ごす……そういったことも可能かもしれませんね。
失うのは時間だけはない
「仕事そこまで忙しくないし、別に30分ぐらい良いや」と思われる方もいるかもしれません。
しかし、失うのは時間だけではありません。
ファイルが見つからないと何気にストレスが溜まります。
また、「見つからない」という経験が何度も繰り返されると、だんだんファイルを探すという行為自体が面倒になり、仕事をしていて何かを探す必要が出た時にその作業が億劫になってきます。
寝ぼけながらでも目的のファイルにたどり着ける状態が理想
とは言っても、整理整頓が好きな人以外はそれ自体自体が面倒ですよね。
わかります。私もそう思います。
なので、理想はあくまで「目的のファイルまで最短で、頭を使わずにたどり着ける」というものにしましょう。
整理整頓はあくまで手段です。
「目的のファイルが簡単に見つかる状態にしておく」と考えると少しは気が楽になりませんか？
簡単かつ効率的にファイル整理する方法
整理のルールを決める
まずはルールを決めましょう。
といっても簡単なものでかまいません。
というか、面倒になるので適当にしておきましょう。
まずは「とりあえずぶち込む」用フォルダを作成する
きっと、ファイルの整理をしようなんて考える時は、既にファイルがしっちゃかめっちゃかになっていることでしょう。
なので、まずは適当に「未整理」という名前のフォルダを作成して、それに全てのファイルをぶち込みましょう。
1つのフォルダにまとまるので、とりあえずこれだけでも見た目はすっきりします。
で、これからファイルが増えていくことにとりあえずこの「未整理」に全部ぶち込みます。
このフォルダの目的は、とりあえずファイルを入れておく場所を作ることで、意識的に未整理のものを未整理のものとして分類することです。
中身はかわらずしっちゃかめっちゃかなのですが笑、これがまず最初の一歩となります。
そして、何かファイルをダウンロードしたり作成したとき、どこに入れるか迷った時は、全部これに放り込みます。
とりあえずこれでデスクトップの安寧は保たれます。
楽に見つけられるように、目的のファイルが見つかるまでのフォルダ階層は3つ程度までに抑える
フォルダの階層は深くなればなるほど見つかりにくく、整理も複雑化します。
なので、フォルダ階層は深くても3つほどにしておきましょう。
逆に言えば、3つで済むようにフォルダ名を考えて整理しましょう。
フォルダ名は、「日付 ○○」と工夫したりすると、無駄に階層が深くならずに済みます。
仕事用なら、まずは「お客さん名」→「日付 案件名」とすると大体なんとかなる
超おすすめです。
例えば、AAAというお客さんがいて、BBBとCCCという名前の案件があった場合、まず「AAA」という名前のフォルダを作成します。
次に「AAA」フォルダ内に「20200823 BBB」、「20200915 CCC」という名前でフォルダを2つ作成します。
日付を付けることで、ファイルの順番も古い方か新しい方で簡単にソートできるようになりますので、後から古い案件を引っ張ってくるときにわかりやすくなります。
ちなみに、「見積もり」や「注文書」とかでまず親ファイルを作ってしまうと、AAAというお客さんの関連ファイルを全て出したいと思ったときに色んなフォルダを横断するハメになり、とってもとっても面倒くさくなります。
仕事のやり方によってはこっちの方が良いパターンもあると思いますが、基本的にはお客さんベースで親フォルダを作った方が楽なケースが多いです。経験上。
ファイルの整理を週一回5分だけする
上記で作った「未整理」フォルダを定期的に見直し、必要なフォルダに振り分けましょう。
「どこに入れたらいいかわからん 」となったら、とりあえず関連しそうなフォルダにまた「未整理」か「その他」というフォルダを作成して、そこにぶち込みます。
ただ、面倒になってくるはずなので、最低5分だけやればOKという風にしましょう。
5分で片付かなかったとしても、やる気がでないならそこで終了しましょう。
それ以上の時間を設定してしまった場合、心理的なハードルが上がります。
途中で気分が乗ってきたら5分以上やっても良いと思いますが、「毎週とりあえず5分」と気楽に進めるのが楽です。
ただ、毎週ちゃんとやるようにだけは心がけてください。
毎週ちゃんとやってさえいれば、それだけでも見違えるようにきれいになっていきます。
「毎週やるったって忘れちまうよぉ……」という方は、ぜひタスク管理を導入しましょう。
ルールさえ守れば後は適当でOK
ルールは細かく決めれば決めるほど後で面倒くさくなります。
ざっくりきれいになりさえすれば「目的のファイルに最短でたどり着く」という目的は達成されるので、負担の少ないやり方を考えましょう。
先ほども言いましたが、整理整頓が目的ではありません。
必要になりそうな書類はとにかく保存&スキャンしておく
各種証明書、請求書、見積もりなど、何か受け取ったらとりあえず保存したりスキャンしておく癖を付けておきましょう。
面倒に感じると思いますが、こうしておくことで後ですごく楽になります。
お客さん等とのファイルのやり取りはメールが多くなると思いますが、必要になったときに都度都度探したりスキャンしたりするのはもっと面倒です。
普段から保存しておくことで、必要な時にファイルを引っ張り出す手間が少なくなり、仕事が捗ります。
毎回保存&スキャンが面倒とのことであれば、これもまた週1回とかで定期的に行うようにすると良いかもしれません。
まとめ
というわけで、ファイルの整理について説明しました。
本当ね……必要な時に必要なファイルが見つからない時の面倒くささったら無いですよ……
私も完璧にやってるわけではなくて、実際の所デスクトップとか割と散らかる方なんですが、上記のやり方で少なくとも仕事に必要なものはすぐに取り出せるようにしています。
本当にざっくりでも良いんでルール決めて整理しておくとしゃっしゃっと必要なもの取り出せて楽になりますよ。
なお、この整理方法は以下を参考にしました。
良かったらこのリンクから買って読んでみてくださいね。
