海外ノマドワーカーな日々

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たった5秒。脳死状態でメールのテンプレートを呼び出す。Evernoteを活用したテンプレ整理術

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こんにちは。ケイ (@kei_nomad) です。

  • 文章をテンプレ化して時短したい。でもテンプレ管理って面倒
  • テンプレを保存したはいいが、どこかに消えた
  • テンプレを呼び出すショートカットって覚えるのが大変

……そんな悩みはありませんか?
この記事では、Evernoteを活用した、脳死状態でも早く・簡単・無料にメールや文章をテンプレ化して管理・呼び出す方法をご紹介します。

 

 

メールを書く時間の平均は一日1時間

一般的に、サラリーマンはメールを1通書くのに5分程度かかっていて、一日に平均して11通送っているそうです。
つまり、一日にだいたい1時間はメールを書く作業に費やしていることになります。
一週間に5時間、1ヶ月だと20時間もメールを書いていることになります。
そして、今日ではテレワークの普及でさらに書く時間が伸びていることも予想されます。
日々仕事で忙しいと、この「メールを書く時間を短くしたい!」と思う方も多いのではないかと思います。
そして、メールを書く時間を短くするには、よく「テンプレを用意しろ」というアドバイスを受ける方も多いと思いますが、これにはいくつかの問題点があります。

 

メールのテンプレを用意するときの問題点

テンプレを呼び出すのが面倒くさい

IMEなどでショートカットにテンプレを登録しておけば、特定のキーワードでそれらを呼び出すことができます。
しかしこの方法だと、そもそもショートカットを覚えないといけないし、それも数が多くなってくると大変になってきます。
「あれ?あのテンプレのショートカットって何だろう……」と考えるのもストレスになって、結局同じ文章を一から書いた方が楽……となる可能性もあります。

テンプレの整理が面倒くさい

テンプレも常に同じものを使えるわけではなくて、アップデートしたり、追加したり、削除したりする必要が出てきます。
仮にテキストファイルにテンプレを書いていたとすると、それらをいちいち探して編集するのはとにかく面倒です。
ショートカットで呼び出すようにしていたとしても、それらのデータが保存されているIME等の設定ファイルを開いて……とやっていると一手間も二手間もかかってしまいます。
これだと続きません。

テンプレを探すのに時間がかかる→結局使わなくなる

上記でも少し触れていますが、テンプレは数が多くなると指数関数的に見つかるまでの時間がかかってしまいます。
「このテンプレはここにあって……あのテンプレはあっちで……」と毎回テンプレを使う度に考える必要が出てくるので、脳みそのリソースが食われます。
そうなると、結局「最初から自分で書いた方が早い」となってしまい、本末転倒です。

 

メールのテンプレ管理にはEvernote (エバーノート) がおすすめ

文書管理サービスとしてすでに有名なEvernoteですが、メール等の定型文の管理にもおすすめです。
Evernoteは検索機能が強力なことが強みの一つですが、これがテンプレ管理にも非常に役立つからです。
下記では、「とにかく整理に手間をかけたくない!」という人向けに、GTDの手法を取り入れたテンプレの管理方法を説明します。

「インボックス」という名前でノートブックを作る

まずは、Evernote上で「インボックス」という名前でノートブックを作ります。
ここがまずすべてのテンプレを入れる場所となります。
名前の通り、GTDのインボックスと同じ概念です。

「テンプレート」という名前でノートブックを作る

次に、「テンプレート」という名前でノートブックを作ります……が、正直名前はなんでもいいです。
後述するように、あまりきっちり整理しなくても運用できる仕組みにしていますので、適当で良いです。
ざっくりとしたカテゴリに分けておこうという意図で作成するので、後から見た時に自分がわかるような形であれば問題ありません。

「テンプレにできそう」と思った文章があったら、そのままインボックスに入れる

いざ「テンプレを作ろう」と思っても、なかなか思いつかないことも多いと思います。
なので、普段は常にEvernoteの「インボックス」ノートブックを開いた状態にしておいて、メール等を書いているときに「これをテンプレにしたいな」と思ったタイミングでそれをコピーして、インボックスで新しいノートを作成してそこに貼り付けましょう。
ここで文言やらなんやら編集しだすと面倒になるので、そのままで良いです。
文章を直すのは後です。
とにかく、テンプレを作る際の手間を最小限にすることを優先してください。

週一ぐらいでインボックスを整理する (インボックスゼロ)

インボックスを定期的に見直すようにしましょう。これが一番重要です。
週一ぐらいがちょうど良いと思います (GTD的に言えば週次レビューです)。
見直しする際に、タイトルやら内容やらをテンプレ用にお好みに変えていきます。
変えた後は、先ほど作った「テンプレート」ノートブックにそれを移動します。
それをインボックス内が空になるまで繰り返しします。
テンプレの作成手順は以上です。
GTDとかタスク管理の話は、下記をご参考ください。

仕事が覚えられない。すぐ忘れる?そんな時は「Todoist」でタスク管理しよう - 海外ノマドワーカーな日々

テンプレを使う時は、Evernoteで関連するキーワードを検索する

さて、実際にテンプレを使う際ですが、Evernoteの検索で関連しそうなキーワードで検索するだけです。
よっぽど文章の数が多くない限り、一瞬で保存したテンプレが現れます。
簡単ですね!
この利点は、「たしかあんな文章だったよなぁ」と適当にキーワード打ち込むだけで表示されるのですぐ見つかることと、いちいち整理とか色々考えなくて済むので脳みその負担が少ないことです。
Evernoteの検索が非常に優秀だから成せる技ですね。
ちなみに、検索設定も保存できるのでキーワードを打ち込むことなく結果を出したり、履歴からひっぱったりすることも可能です。
めっちゃ楽ですよ!

コピペする

最後に、出てきたテンプレをコピペして、必要なところを都度変えるだけでメールの完成です。
これなら今まで30分かかっていた長文でも5秒でテンプレを呼び出せますね!

 

Evernoteを使用した方法の利点

とにかく楽。テンプレが一瞬で出せる

上記の通り、追加する手間も管理する手間も最小限です。
ぶっちゃけ、上で書いたインボックスという仕組みも人によってはいらないです。
とにかく必要な文章をEvernoteにぶちこんで、必要な時は検索する、というやり方でも機能します。
ただ、この場合「どの文章がすでにテンプレ化されていて、どれがしていないのか」が不明確になります。
そのため、便宜的に「インボックス」というノートブックを作り、そこに未整理のものを入れるようにすることで、後々の管理が楽になります。
加えて、「これをテンプレにしたい」と思った度に、その文章をそのたびにテンプレ化も行うような感じになってしまうと、テンプレ化を行う作業自体が億劫になってしまいます。
したがって、「テンプレ候補を収集する作業」と「テンプレ化を行う作業」を切り離すことで、心理的な負担を下げています。

テンプレ用のショートカットとかを覚える必要はない

「○○というテンプレは△△を押して、××というテンプレは■■で……」と覚える必要はもうありません。
適当に、「確かあのテンプレこんな文章だったよなぁ」って検索するだけです。
何かの単語がヒットさえすれば、テンプレが表示されますので、とにかく楽だし早いです。

テンプレ用の整理が5分で終わる (というか、しなくても問題ない)

文章にもよりますが、テンプレにしたい文章ってたいてい殆ど編集せずに済むし(だからテンプレになるんですが)、それが終わった文章は特定の別ノートブック(ここでは「テンプレート」)にドラッグアンドドロップするだけです。
なので、1週間に1回インボックスを空にするだけでも、冗談抜きで5分以内に終わります(最初は追加する項目が多いので、もう少し時間かかるかもしれませんが)。
一週間に5分時間を作るだけで、毎週の作業が30分短縮できると考えると、とても便利だと思いませんか?

 

余談と注意点

Evernoteは常に開いておこう

パソコンを使用している時は、常にEvernoteを開いておきましょう。
「これテンプレにしたいな」って思った時にいちいちEvernote開いていたら、面倒です。
私はWeb版を主に使っているので、Evernoteのタブを常に固定しています。

文章の数が多くなると動きが遅くなる可能性あり

私はそこまで多くないので実感はまだありませんが、大量に画像ファイルとかいろいろアップロードしていると重くなるらしいです。
でも、たぶんこの記事を読む人はEvernoteを使ったことがなかったり、ライトユーザーの可能性が高いので、問題ないと思います。
ヘビーユーザーだから重くなるってことなので。

EvernoteってNotionと比較してどうなの?

しばらくNotionも使っていたのですが、Evernoteに戻ってきました。
確かにNotionは、完成したドキュメントを置いたり、個人用のWikiとか作ったり、リレーショナルデータベースを作成したり、共同作業には強かったりします。
でも、この記事で説明しているようなテンプレの管理や、「とりあえず何か保存しておきたい」といったときは圧倒的にEvernoteの方が便利です。
Notionでも似たようなことはできるのですが (というか、しばらくやり方を模索していました)、めちゃくちゃ手間がかかるうえ、私が説明する方法のキモである検索機能がNotionは非常に弱いです。
ただし、Notionも結構頻繁にアップデートされているので、そのうちこれも改善されるかもしれません。
少なくとも現状はEvernoteメインになりそうです。

 

まとめ

というわけで、Evernoteを活用した文章のテンプレ管理について説明しました。
「メールを書く時間を短くしたいならテンプレ作れ」って話はネット上にたくさん転がっています。
でも、「テンプレってそもそも管理面倒やん」って話はあまりなかったりします (あっても、「気合いで整理しろ」とかそんな感じなんですよ)。
そして、Evernoteの使い方を説明する記事も山のようにありますが、テンプレ管理という視点で説明したものはありません。
ググってもググってもまともな記事が出てこないので、仕方ないので独自のやり方を試行錯誤して作りました。
ご参考になれば幸いです。