こんにちは。ケイ (@kei_nomad) です。
テレワークをしているけど、もっと楽に作業したいとか、生産性を上げたいとか思ったりしませんか？
この記事では、リモートワーク(テレワーク)におすすめなアプリやサービス+αをご紹介します。
テレワークにおすすめなアプリ・サービス
下記では、私がよく使っているサービス・アプリをご紹介します。
全て無料です(または、サブスクリプションに加入するとさらに便利になるものもあります)。
一部を除き、オンラインのサービスなので、どんなパソコンからでも各種サービスを使用できるはずです。
Googleサービス全般
今リストアップしてみると、びっくりするぐらいGoogleのサービスばかりでした……。
というわけで、普段からよく使っているGoogleのサービスをご紹介します。
Google Chrome
インターネットブラウザはずっとGoogle Chromeですね。
今やもっともポピュラーなブラウザといえるでしょう。
下記に挙げるGoogle系のサービスだけでなく、色んなアプリ等に対応していたり、幅広い拡張機能があったりするので、結構便利です。
Googleアカウントを経由で、さまざまなデバイスでブックマークや設定が同期できるのが非常に良いですね。
Gmail
仕事用からプライベートまで、あらゆるメールをGmailに集約しています。
インボックスゼロを行うことで、処理したメール、処理していないメールを仕分けしたり、Todoistと連携させたりすることで管理が楽になります。
ショートカットも豊富で、インボックスゼロで大切な概念である「アーカイブ」も、パソコンからだとキーボードの「E」、Androidアプリだと左右どちらかにスワイプで可能なので、作業がとっても捗ります。
Googleドライブ
データを他人と共有する時に、アップロードして共有するURLを送ればいいだけなのでとっても楽です。
また、クラウドストレージなため、アカウントにアクセスできればどんなデバイスからもデータにアクセスできます。
「パソコンが急に壊れた」という時でも安心ですね。
Googleドライブには、アプリを用いることでパソコン内のフォルダやファイルと同期させられるので、クラウドとパソコン内でバックアップを取ることもできます。
過去には、バックアップ方法について説明した記事や、データ整理について解説した記事もありますので、ぜひご参考ください。
Googleスプレッドシート&Googleドキュメント
「エクセルやワードをオンラインで共同作業したい！」というときにとっても便利です。
他にも、エクセルやワードにない強力な機能がもりだくさんです。
特にGoogleスプレッドシートは、「かゆいところに手が届く」関数がたくさんあるため、エクセルより段違いに使いやすいです。
欠点は、ネットワーク環境によってはちょっと動きが遅くなることです。
Googleカレンダー
まあなんてことはない普通のカレンダーなのですが、これの良いところは、たくさんのサービスと連携していることです。
Gmailからフライトの予定を自動でひっぱってきて同期したり、IFTTTやZapierと連携させて他社のサービスとつなげたり……といろいろ柔軟です。
カレンダーの共有も他人と可能かつ、共有する範囲も選択できるので、予定調整とかする際は重宝するでしょう。
Todoist
テレワークの敵、それは自分自身の怠け心です。
Todoistはタスク管理アプリで、そうした怠け心を押さえることができます。
私はヘビーユーザーで、実際、私のあらゆる予定はここに集約されています。
正直、今は仕事からプライベートまで、やることが頭の中で管理できないほどたくさんあるのですが、それでも「やるべきことを適切な時期にこなす」ことができるのはTodoistのおかげです。
GTDを実践しており、Todoistにやることを入力した後は、やるべきときが来るまで忘れるようにしています。
繰り返しのタスクにも強いので、ルーチン作業はこれに入れておけば忘れることはありません。
Todoistを用いたタスク管理についても過去に詳しく解説していますので、そちらも併せてご確認ください。
Toggl
テレワークをしていると、どうしてもだらだら作業をしてしまったりしませんか？
Togglはタイムトラッキング(時間管理)ツールで、日常のあらゆる作業をこれにトラッキングすることで、どんな作業にどのくらい時間がかかっているのかを分析できます。
気分的にも、Togglのスイッチを押すと、気持ちが切り替わって「作業するか！」となるのでおすすめです笑
Todoistと連携することで真価を発揮します。
Togglを用いた時間管理の方法に関する記事もあります。
Notion
オンラインでの文書管理、GoogleドキュメントとGoogleドライブでもできるっちゃできるのですが、動作がちょっともっさりなのと、文書は文書だけで管理したい場合ってありますよね。
Notionは多機能なメモアプリ&文書管理アプリです。
便利なので、これだけの記事をいつか書きたいのですが、まだ使いこなせていません笑
ページの階層を作るのがとっても楽なので、とりあえず今は自分用Wikiみたいな感じで使っています(前はEvernote使っていたのですが、ページの階層もしくはリンクを作るのが非常に面倒だったので、これだけでも便利です)。
もう少しわかってきたら記事を書きます。
Calendly
Calendlyは、オンライン会議用の日程調整アプリです。
相手に自分のCalendaryのURLを送れば、相手は自分の都合の良い時間を選ぶだけで、ミーティングの設定が可能です。
これのすばらしいところは、相手が海外にいても、勝手に時差を調整してくれることです。
例えば、自分が日本にいて日本時間午後9時から会議を入れる際に、相手がイギリスにいる場合、相手の画面ではお昼の12時(時差9時間)と表示されます。
つまり、お互い時差を意識せず、自分の画面に表示された時間にミーティングに出席すればOKなのでとっても楽です。
また、GmailやGoogleカレンダーと連携しているので、予約が入れば自動でメールに通知が来たり、カレンダーにイベントが追加されます。
加えて、設定でZoomやSkype、Teamの会議ID等を埋め込められるので、「相手が予約→参加者にあらかじめ設定した会議IDをメールで自動通知」といったことが可能です。
つまり、自分は相手に対してCalendlyの自分のURLを送るだけで会議のセッティングがすべて完了します。
Googleカレンダーにパソコンの通知を許可しておけば、ミーティング前にリマインダを表示させることもできます。
RescueTime
テレワークの敵、以下略。
RescueTimeは、生産性を計るアプリです。
パソコンの使用ログを自動で取って、自分がいったいどんな作業にどんな時間をかけているのかを分析します。
ちょっとTogglと似ていますが、Togglはトラッキングを自分でオンオフにする一方で、RescueTimeは常時パソコンでの作業を監視します。
ブラウザでどんなウェブサイトを表示していかや、どんなソフトをどのくらいの時間起動していたのかをログでき、それによりProductivity (生産性)ポイントを割り振ることで、一定の期間の生産性を0~100で表示してくれます。
これで、自分が仕事にちゃんと集中できているのかどうかを計れます。
余談:テレワークに限らずおすすめなアプリ
Notepad++
Notepad++は便利になったメモ帳です。
Windowsには「メモ帳」というアプリがあるのですが、シンプルすぎてちょっと細かいところに手が届きません。
Notepad++だと、検索&置換機能が強力なので、ちょっと突っ込んだ作業も可能です。
7-Zip
7-Zipで、だいたいのファイルを圧縮・解凍できます。
Lhaplus とかWinrarでエラーが発生して解凍できないものも、これだとなぜかうまくいくというパターンが結構あります。
対応しているファイル形式も非常に多いため、これがあればまず困ることはないでしょう。
Grammarly
Grammarlyは、オンラインの英文校正ツールです。
リンク先に英文を書いていくことで、自動で英文の間違い等を指摘してくれます(例えば "This cat are cute"という文章だとareをisに変えてねと提案されます)。
これの真価が発揮されるのは、Chrome用のアドオンを入れたときです。
Chrome上で英文を入力している時に自動で校正提案を行ってくれるので、わざわざGrammarlyのウェブサイトを開くことなく使用できます。
Google系のサービスと非常に相性が良く、Gmailでメールを書いている時、Googleドキュメントで文章を書いている時などにストレスなく校正を行えます。
ただ、このアドオンには一つ問題があります。
それは日本語との相性が良くないことで、日本語の文章を打っているとたまに入力中の文字が消えます。
今のところ、Facebookと非常に相性が悪いです。
そういったときは仕方ないのでオフにしましょう(ウェブサイトごとに切り替えできます)。
まとめ
というわけで、テレワークに便利なサービス・アプリ+αをご紹介しました。
テレワークのキモはいかに自分が怠けないかですよね。
なので、タスク管理、超重要ですよ。
また、作業自体を早くしたい場合は、キーボードショートカットを極めるのもおすすめです。
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